Renting de Impresoras: Todo lo que Necesitas Saber

Las impresoras son uno de los equipos informaticos que mas costes ocultos generan en una empresa. El precio de compra es solo la punta del iceberg: a lo largo de su vida util, una impresora puede consumir en toner, mantenimiento y reparaciones entre 3 y 5 veces su valor de adquisicion. Este fenomeno, conocido como el modelo de negocio "maquinilla y cuchillas" de los fabricantes, hace que la impresion sea uno de los gastos IT mas dificiles de controlar.

El renting de impresoras surge como la solucion a este problema. Un contrato de renting incluye no solo el equipo, sino tambien el mantenimiento, los consumibles (toner o tinta), las reparaciones y el soporte tecnico, todo por una cuota mensual fija y predecible. En este articulo te explicamos como funciona, que tipos de impresoras puedes contratar en renting y por que esta formula puede suponer un ahorro de hasta el 40% frente a la compra tradicional.

Tipos de impresoras disponibles en renting

El mercado de impresoras profesionales es amplio y diverso. Elegir el equipo adecuado depende del volumen de impresion, el tipo de documentos y las necesidades especificas de cada departamento. Estas son las principales categorias:

Impresoras laser monocromo

Las impresoras laser monocromo (blanco y negro) son la opcion mas economica y fiable para oficinas con un volumen medio-alto de impresion de documentos de texto: contratos, facturas, informes, correspondencia y documentacion interna. Su coste por pagina es el mas bajo del mercado (entre 0,01 y 0,03 euros por pagina) y su velocidad puede superar las 40 paginas por minuto en modelos profesionales.

Son la eleccion ideal para departamentos administrativos, asesorias, despachos de abogados y cualquier entorno donde predomine la impresion en blanco y negro.

Impresoras laser a color

Cuando la empresa necesita imprimir documentos con graficos, presentaciones, material de marketing o cualquier contenido que requiera color, las impresoras laser a color ofrecen una calidad profesional con un coste por pagina razonable (entre 0,05 y 0,10 euros en color). Son mas rapidas y fiables que las impresoras de inyeccion de tinta para volumen alto.

Impresoras multifuncion (MFP)

Las impresoras multifuncion combinan en un solo equipo la capacidad de imprimir, escanear, copiar y enviar fax (aunque este ultimo ya es residual). Son la opcion mas popular en entornos de oficina porque consolidan varios dispositivos en uno, ahorrando espacio y simplificando la gestion.

Las multifuncion profesionales de gama media-alta incluyen funciones avanzadas como impresion a doble cara automatica, alimentador automatico de documentos (ADF), conectividad WiFi y Ethernet, impresion movil, control de usuarios con PIN o tarjeta, y bandejas de gran capacidad. En renting, estos equipos son los mas demandados porque ofrecen la mejor relacion entre funcionalidad y coste.

Impresoras de inyeccion de tinta profesional

Tradicionalmente asociadas al uso domestico, las impresoras de inyeccion de tintahan evolucionado enormemente en el segmento profesional. Modelos como los de la linea EcoTank de Epson o los MegaTank de Canon utilizan depositos de tinta recargables que reducen drasticamente el coste por pagina. Son ideales para empresas con volumen de impresion bajo-medio que necesitan buena calidad de color a un coste muy contenido.

El modelo de coste por copia: transparencia total

Uno de los aspectos mas innovadores del renting de impresoras es la posibilidad de contratar un modelo de coste por copia (tambien llamado pago por uso o pay-per-print). En este esquema, la empresa paga una cuota fija mensual que incluye el equipo y un numero determinado de copias (por ejemplo, 3.000 paginas en blanco y negro y 500 en color). Si se superan esas copias, se factura un importe adicional por pagina a un precio preestablecido.

Las ventajas del modelo de coste por copia son evidentes:

• Control total del gasto: la empresa sabe exactamente cuanto le cuesta imprimir cada documento. No hay sorpresas por la compra de toner, piezas de repuesto o servicio tecnico.
• Toner y consumibles incluidos: el proveedor de renting se encarga de enviar los cartuchos de toner cuando el equipo lo necesita, a menudo de forma automatica gracias a sensores que monitorizan el nivel de toner en tiempo real.
• Mantenimiento preventivo y correctivo: las revisiones periodicas, la sustitucion de piezas de desgaste (rodillos, fusor, unidad de imagen) y las reparaciones estan cubiertas. La empresa no asume ningun coste adicional por averias.
• Sin inversion inicial: no hay que comprar la impresora ni almacenar consumibles. El proveedor instala el equipo, lo configura en la red corporativa y se encarga de todo.

Para calcular si este modelo es rentable para tu empresa, basta con conocer el volumen mensual aproximado de impresiones y comparar el coste por copia del renting con lo que actualmente gastas en toner, mantenimiento y amortizacion del equipo. En la mayoria de los casos, el ahorro se situa entre el 25% y el 40%.

Mantenimiento incluido: el fin de las averias inesperadas

Una de las mayores frustraciones en cualquier oficina es que la impresora se averice en el peor momento posible. Con la compra, la empresa debe gestionar la reparacion por su cuenta: llamar al servicio tecnico, esperar dias (o semanas) a que envien la pieza, pagar la factura de reparacion y, mientras tanto, arreglarselas sin el equipo.

Con el renting de impresoras, el mantenimiento esta incluido en la cuota. Esto significa que:

• Las revisiones preventivas se realizan de forma periodica para evitar averias.
• Si el equipo se averia, el servicio tecnico interviene con un tiempo de respuesta garantizado (normalmente 24-48 horas habiles).
• Si la reparacion no es viable o tarda demasiado, se sustituye el equipo por otro equivalente para que la empresa no pierda productividad.
• Las piezas de desgaste (que en impresoras laser son numerosas y caras: fusor, unidad de transferencia, rodillos de arrastre, unidad de imagen) se sustituyen sin coste adicional.

Para el departamento IT, esto supone una liberacion de carga de trabajo significativa. En lugar de dedicar horas a diagnosticar problemas de impresion, gestionar garantias, comparar precios de toner compatibles y negociar con tecnicos, todo queda delegado al proveedor de renting.

Toner y consumibles: olvidate de gestionarlos

La gestion de consumibles de impresion es una tarea que consume mas tiempo y dinero del que parece. Hay que controlar el stock de cartuchos, realizar pedidos con antelacion para no quedarse sin toner, comparar precios entre originales y compatibles, almacenar los cartuchos en condiciones adecuadas y gestionar la devolucion de los vacios.

En un contrato de renting con modelo de coste por copia, toda la gestion de consumibles recae en el proveedor. Los sistemas de monitorizacion remota detectan automaticamente cuando el nivel de toner baja de un umbral y generan un envio automatico de cartuchos nuevos. La empresa recibe el toner antes de quedarse sin el, sin tener que hacer ningun pedido ni mantener stock de seguridad.

Ademas, los cartuchos proporcionados por el proveedor de renting son siempre originales del fabricante, lo que garantiza la maxima calidad de impresion y evita los problemas de compatibilidad y baja durabilidad que a menudo presentan los toner genericos. Si un cartucho defectuoso dano la impresora, la sustitucion esta cubierta.

Ahorro real: cuanto puedes ahorrar frente a la compra

Veamos un ejemplo comparativo para una oficina de 15-20 empleados que imprime aproximadamente 5.000 paginas al mes en blanco y negro y 1.000 en color:

*Incluye amortizacion del equipo a 4 anos, toner original, mantenimiento preventivo y una reparacion anual media.

El ahorro es significativo, pero ademas hay que considerar beneficios intangibles: el tiempo que el departamento IT deja de dedicar a gestionar la impresion, la tranquilidad de no tener que presupuestar reparaciones imprevistas y la ventaja fiscal de poder deducir el 100% de la cuota.

Como elegir la impresora adecuada en renting

Para acertar con la eleccion de la impresora en renting, es importante analizar las necesidades reales de tu empresa. Estas son las preguntas clave que deberias plantearte:

• Volumen de impresion mensual: es el factor mas determinante. Para volumen bajo (menos de 2.000 paginas/mes), una impresora compacta puede ser suficiente. Para volumen alto (mas de 10.000 paginas/mes), necesitaras un equipo de produccion con bandejas de gran capacidad.
• Color o blanco y negro: si el 90% de tus impresiones son documentos de texto, una laser monocromo es la opcion mas economica. Si necesitas imprimir presentaciones, graficos o material de marketing con frecuencia, invierte en color.
• Funciones necesarias: la mayoria de oficinas se benefician de un equipo multifuncion (imprimir + escanear + copiar). El escaner es especialmente util para digitalizar documentos y avanzar hacia la oficina sin papel.
• Conectividad: asegurate de que el equipo soporta conexion Ethernet (red cableada) y WiFi. La impresion movil (AirPrint, Mopria) es cada vez mas demandada. Algunos modelos ofrecen NFC para impresion directa desde el movil.
• Seguridad: en entornos corporativos, funciones como la impresion con PIN (el documento solo se imprime cuando el usuario introduce su codigo en la impresora), el cifrado de datos y el borrado automatico del disco duro son esenciales para proteger informacion sensible.

Renting de impresoras para diferentes sectores

Cada sector tiene necesidades de impresion especificas. El renting permite adaptar el equipamiento a los requisitos particulares de cada tipo de empresa:

• Asesorias y despachos de abogados: alto volumen de documentos legales en blanco y negro. Recomendacion: multifuncion laser monocromo de alta velocidad con acabado profesional (grapado, encuadernacion).
• Agencias de marketing y diseno: necesidad de impresion en color de alta calidad. Recomendacion: laser color de gama alta o inyeccion de tinta profesional con calibracion de color.
• Clinicas y consultorios medicos: impresion de recetas, informes y etiquetas. Recomendacion: multifuncion compacta con conectividad segura y compatibilidad con software medico.
• Empresas de logistica y almacen: impresion de albaranes, etiquetas de envio y documentos de transporte. Recomendacion: impresora robusta con bandejas de gran capacidad y soporte para papeles especiales.
• Educacion y formacion: alto volumen de material didactico, examenes y apuntes. Recomendacion: multifuncion laser de alta velocidad con capacidad de impresion a doble cara automatica.

Conclusion: por que el renting de impresoras es la mejor opcion para empresas

El renting de impresoras resuelve los tres grandes problemas que las empresas tienen con la impresion: el coste descontrolado de consumibles y reparaciones, la carga de gestion que supone para el departamento IT, y la obsolescenciade equipos que pierden funcionalidades y rendimiento con el paso del tiempo.

Con una cuota mensual fija que incluye equipo, toner, mantenimiento y soporte, el renting transforma un gasto variable e impredecible en un coste fijo y controlado. Anade a esto la deduccion fiscal del 100% de las cuotas y la posibilidad de renovar el equipo al final del contrato, y el resultado es una formula que beneficia a empresas de todos los tamanos y sectores.

Si tu empresa gasta mas de 100 euros al mes en impresion (equipo, toner, mantenimiento), es muy probable que un contrato de renting te permita ahorrar dinero, reducir dolores de cabeza y mejorar la calidad y fiabilidad de tu servicio de impresion.